首页 - 译文学习区 登录 注册
“发送自本人设备”绝不容许错别字。

【哈佛商评】如何确保你的电子邮件给人以良好印象

  • 3446阅读
  • 0
  • 3评论
译者:虚实之光 原文作者:Shani Harmon
发布:2017-02-07 16:00:02 挑错

我们每年都会收到雪片般涌来的电子邮件——平均每天121封——也难怪我们会对邮件沟通给我们的行业声誉产生怎样的影响有些麻木了。我们花费大量时间打磨领英简介和修订摘要,却仅仅是简单地因为“我们赶时间”就发送过去一封云里雾里的信件,“发送自本人设备,请忽略别字”并不是一块掩护对双方沟通毫不上心行为的遮羞布。

你曾经琢磨过你通过电子邮件发送过去一个怎样的品牌形象吗?你应该这么思考一下。你发送过的每一封电子邮件,都在影响着你的行业名声或品牌形象。在沟通中,你应该杜绝犯下这些司空见惯的错误:

你的邮件太长了,没有人能够消化掉。你的信件经常有如全本12章《罪与罚》那般的文字量吗?你把读者想知道的所有故事全部容纳进去了吗?虽然连贯的上下文对于帮助读者的理解是必要的,但是请记住他们真正需要的只是你讲述的事件最关键的那部分。成年人的注意力时段只有区区八秒,所以充分利用时间是相当重要的。直接进入正题吧。

你把邮件发给了太多的人。你的抄送习惯是否把成千上万的联系人都列为收件人?若是的话,问问自己谁才是真正需要发件的基本客户。在众多组织中,抄送的滥用反映了一个政治文化:人们经由过度包含以掩盖自身踪迹。请记住,你发送的每一封邮件都会占据每个人的收件箱,包括你自己的,特别是当你的收件人决定“回复所有”邮件的时候。

你的意思表达得不清楚。如果需要长话短说,那么“简单地描述”与“精炼地陈述”就会有很大的区别。你发现自己是否在叙事的途中忽然插进一句俏皮话,却没有考虑过读者能不能跟得上你的跳跃思维呢?你是否收到太多要求澄清问题的回复呢?如果是的话,你需要以此为基础增加更多的构思和行文。

你正在埋葬勒德。(国外俚语?意思指作者抓不住重点)读者不可能邀请一位符号学家来搜索隐藏在你的邮件里的重点。确保你的读者知道信件的主题是什么,他们为什么需要作出回应;不管怎样,回复邮件并不是神圣职责。如果你想要你的读者群读懂你的信件,甚至因此有所行动,那就让他们能够轻而易举地这么做。

说到写邮件,我认为可以从马克·吐温的行文风格里取经:他的文笔独一无二、令人难忘,他无情地编排自己,他的文章通俗易懂。正如他所言,“每个人都可以有想法——难点在于如何把它的表达从繁复的一沓纸缩减为一个精彩的段落。”把你的时间真正地用在对文章的精雕细琢上,你会发现你的成就因此提高了。牺牲数量来换取质量。并不是每一封邮件都值得你的关注。

然而,马克·吐温的文风有一个特征我不会模仿,那就是他的吝啬言论。对于电子邮件,我们早已有了负面的看法。正如社会神经科学的新兴领域所证明的那样,若没有我们所需的社会线索——语音语调、面部表情和肢体动作——仅仅通过文字来解释沟通,我们是很容易就总结出最糟糕的结论的。不要忽视细节,否则你的客户可能以非你所期望的角度看待邮件,那时只能被迫采取损失控制措施。

下次开始撰写一封新的电子邮件时,请遵循以下原则:

  • 使用一个直观的标题清楚地表明发信的目的。设置信件标记会是一个加分项,比如[任务]或[通知],这将帮助读者知晓发信人所期望的回应是什么。
  • 在电子邮件的开头清楚地注明要求,以防止收信人无法在预览窗格之外阅读。至少这会增加人们理解信件本意的机会。
  • 在信件的正文部分加粗那些已被分配任务或被问询的人的名字,以增加信件得到所需关注度的可能性。
  • 花点时间仔细撰写。这会帮助你的客户真正聆听你试图说什么。

在你下次登录邮箱账户的时候,多注意点儿发件箱。你需要知晓的邮件形象都在里面。如果你不喜欢现在看到的,那就展望明天,重塑邮件声誉的机会无处不在。


沙妮·哈蒙(Shani Harmon)是首席交付官和“停止这样的会议”组织的联合创始人,该组织力图改革组织内部的工作方式。她毕生致力于服务财富500强的领袖们,帮助他们的企业提升生产率、创新能力与企业活力。

相关译文来自无觅插件
共计3条评论
虚实之光发表于:2017-02-07 16:13:13

第四篇翻译,欢迎指正,谢谢。

回复

虚实之光发表于:2017-02-07 19:31:48

微博一直登录不上,补上一段译文。

回复

虚实之光发表于:2017-02-07 19:37:33

sprita的译文更加准确!推荐!

回复

×提示

您已经赞过此文了。

确定