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在一小时内将一页会议概要送到每个人手中

【哈佛商评】如何让你的团队在会后“将工作进行到底”

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译者:已悔 原文作者:Paul Axtell
发布:2017-04-01 11:28:55 挑错

任何团队领导都知道,成就或是毁掉一个项目的,正是一个个项目会议之间所做的种种工作。然而,在这一过程中使团队保持积极态度、关注在达成共识、完成任务上,是十分具有挑战性的。理想状态下,你已经确认每个人都在同一战线上,并且对下一步行动有了共识;但是,仅仅是分配任务与设定截止日期往往是不够的。

毕竟,只要一开完会,事儿就接踵而至了。环境改变了,处理事情的优先顺序也转变了。大多数人都得不情愿地工作更长时间,即使这样也还有工作需要被带回家完成。在很多地方,“人们并不会去做所有在会议上达成共识要去做的事”这样的情况是普遍现象。他们不会用“我的狗把它吃了”这样的借口,但也差不多了。就是在上周,我就已经听到了“我早上完全没时间”和“有其他事需要处理”这样的解释。要对抗这样的文化很困难,但还是有可能的。

你首先能做的,就是在会议最后,确定采取特定行动的明确共识,并为每一项工作设定完成时间。我非常喜欢这个句式:Y(具体日期)之前做X(具体事项)或是联系我。不要自动将下一次会议时间默认为每一项工作的截止日期。选择一个对于项目来说有意义的日期,并且创造一种紧急感。提醒员工,他们能够针对日期进行协商,以确定一个让他们能够像承诺的那样完成工作的时间。

然后,如果出现了其中一项工作可能无法按期完成的风险,要求员工进行沟通。这并非是为了完善工作交付时间,而是为了完善彼此沟通。如果你希望员工能够将工作进行到底,特意培养并组织这样的沟通是非常重要的。

在可能的情况下,在会议结束一小时内将一页会议概要发放出去,这样就能让每个人对之前的讨论与之后的行动保持关注。然后,安排一个人去专门追踪和紧跟会议之间所要采取行动的事项。这并非是管东管西或是不够信任——这只是非常好的项目管理方式。

对于哪项工作已经完成保持动态记录。有多少达成共识的事项在截止日期前完成了?这样对于行动完成率的记录(你的说/做比率),能够展现你的工作进展情况如何。要设立一个目标。根据我的经验,完成率达到60%就已经超出平均值了。如果达到85%,会让你的团队产生前所未有的成就感。但别期望完美——毕竟真正重要的是这整个模式。

别让这样的追踪把你变成了一个不近人情的监工。要有同情心。你团队里的每个人都有自己的复杂生活,他们生活中很多东西都是你所不知道的。你并非是唯一一个要求他们付出时间的人。人们往往都在多个团队里,并且需要向不止一个人汇报自己的工作。通过对每位同事保持兴趣、找时间和他们聊天并且努力理解他们的现实状况,你就能够获取他们的尊敬和可靠的承诺(几乎每一次他们都会言出必行)。

当然,当有人真的出了问题,你也别让这样的“交白卷”行为轻松逃过,但在讨论这一问题时你需要和缓一些。你不应该因为他们没能信守承诺就看低他们——这种状况往往是文化方面的问题而非是个人错误。记住你是在设定一个新的规范标准。要以理想的行为作为典范,并且不断提醒员工你所期望的行为是怎样的。

如果以上这些都不起作用,并且你也没能达到你满意的完成率,你可能会想要直接向你的团队指出这些问题。一场关于信守共识承诺、开放并坦诚的对话是很具有建设性的。

这里有一些你能够问你自己和你的团队的问题:

  • 每一项行动事项都是对项目完成来说不可或缺的吗?
  • 在我们承诺的那个时刻,我们都是全身心地愿意去完成任务的吗?
  • 我们对于需要做什么、谁会去做和何时完成这些问题都是明确的吗?
  • 当我们无法完全履行承诺,我们有能力拒绝或是进行协商吗?
  • 有人时刻追踪我们的工作进程,这样的形式是可以的吗?
  • 我们是否有记录行动事项和完成情况的系统?
  • 在可能影响到完成任务的事情出现时,我们是否会彼此沟通?

这样旨在解决问题的讨论能够提高每个人许下与信守承诺的意识,并且可以使让人们无法履行承诺的问题浮上水面。

在行动事项上达到更高的完成率不仅能够带来迈向目标的巨大进展,还能够为个人和团队带来惊人的成就感。


Paul Axtellis是一名作家、演讲家和企业培训师。他是两本获奖图书的作者:两本书分别为《Ten Powerful Things to Say to Your Kids》和《Meetings Matter》。他已经推出了一个训练系列课程《Being Remarkable》,专门针对经理或是人力专家,以供他们进行转训。


本译文原文由《哈佛商业评论》中文版独家授权,不得用于商业行为,转载请注明译者、出处。


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