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留下最棒的第一印象。

【哈佛商评】开始会议的正确方式,你get到了吗

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译者:已悔 原文作者:Liane Davey
发布:2017-03-03 11:17:25 挑错

我们都知道,我们是会因为坏的第一印象而付出代价的:无力的握手传递出的是自信的缺失;皱巴巴的套装让你看起来十分懒散;过度分享会给人以情绪不稳定的感觉。但你是否曾经想过,你的会议给人的第一印象又是怎样的呢?频繁地为之前没参与会议的人重启会议,会传递出“参与者比你更具掌控权”这样的信息。以目标不明的话题开始讨论,会让整场会议被拥有更清晰议程的与会者所截胡。而喋喋不休的个人发言,则会让所有人的担心都成真:你组织的这场会议就像是在看一个小时的C-SPAN有线电视,既无价值也无亮点。(有线电视C-SPAN是美国的一家提供公众服务的非营利性媒体公司,24小时播放有关立法和行政机构活动的新闻报道。)

如果你希望会议效率更高,那么一定要致力于发起强有力的开头。一场会议的好开头,就如同序曲:它能够为会议定调、引入主要议题,并且提供可以预见的成果概述。以下就是一些你能够从下一次会议开始实践的最佳方法:

明确会议目的。有一个惊人的事实,那就是有非常多的时间都浪费在了那些根本没有人知道为何会有这场会议的会议上。要记住在议程里写明这场会议的目的,并且在会议的开始重新陈述这一目的。区分清楚创意构思会议和决策讨论;区分清楚那些讨论长期策略思想的会议和那些旨在推动短期行动与责任划分的会议。当你身在会议中时,声明那些不属于本场会议的内容。“这是我们的月度能力建设会议。今天我们会提出基本框架,而非深入探究细则。所有战略问题都留到周三的运维回顾上再提。”

具体明确议程每一项的目的。尽管任何一场会议的议程项目类型都是相似的,但它们可能会出现在不同阶段,从而需要十分不同的对话方式。在每一项议程前,花一点时间来阐明目标。直白地说,如果你的目的在于激发创意,那就以正确的方式助力讨论。如果你在尝试激发原创思维,那就别让行动导向的团队的成员太快合流进来。与此相反,如果一项事物需要进行决策,那么就要明确决策标准和流程。要详细说明是需要所有人投票、还是一个人想要寻求建议从而做出决策。“Barb需要做一个决定,所以我会告诉Barb。让她在她已经得到所有决策所需建议的时候停止会议讨论。”

让与会人员调整他们的发言时间。另一个在会议开始时定调的方式,就是告诉参会人员你需要他们在会议上达到何种积极程度。你可以举出麻省理工的“一个团队的集体智慧取决于团队成员参与讨论的平等程度”这一研究成果。让与会人员调整他们的发言时间(无论是增加还是减少),从而使每个人在会议上都有基本一样的时间。告诉与会人员,不要仅仅只是赞同彼此的话。你可以这样说:“我在寻求不同的观点和新的思考方式。如果全员一致的话我们就继续。”

重申任何重要的基本原则。如果你的团队已经花时间确定了基本原则(我非常建议你这样做),在会议开始时用一点时间提醒所有人目前依然重要的这些原则。太多团队虽然努力明确了基本原则,却再也没有提过它们。也不用过度强调,但选择一项你认为对于讨论来说尤为突出的原则。比如说,你可以说,“我知道我们今天在讨论一些敏感话题。但我想提醒一下大家,我们都决心以乐观的假设开始。”

阻止被动攻击型行为。会议之所以被众人所厌恶的一大原因就是,它们似乎没完没了,但却没能暴露出需要被解决的真正问题。许多团队利用正式会议前的会议和正式会议后的会议来提出棘手或是不受欢迎的话题。这就让会议本身完全是浪费时间。要明确地应对这种被动攻击型行为,就要在会议上,而非会议之后主动提出这些需要被处理的问题。这并不是一种故障保险途径,但在会议开始就启动困难或是备具争议的讨论话题,并且呼吁与会人员坦率地分享观点,能够尽可能地让你在会议上就摆明这些问题,而非让它们变成之后的办公室八卦。

考虑是否进行圆桌会议。如果不说说圆桌会议这个饱受争议的话题,那就是我的疏忽了。我所说的圆桌会议,指的是会议中,所有人分享最新动态的那一段时间。圆桌会议一直以来就有浪费时间、创造价值低、只是个让紧张的团队成员证明他们没在白拿钱的平台等种种恶名。如果这些就是你的圆桌会议上出现的问题,那就彻底摆脱圆桌会议。相反,如果你希望利用圆桌会议,转向一些与议程有关的有选择性的问题,那就保留它。但记住要严格限制时间,并且叫停任何脱离话题的发言:“这是我们的季度战略会议,所以今天圆桌会议的主题是让你兴奋或是让你恐惧的一个行业趋势。”

很可能你已经参加了太多会议。更可能的是你已经参加了太多很差劲的会议。你往往能在最开始的两分钟内就判断出这场会议是否值得你花时间。如果你是会议组织者,保证你的会议给人以好的第一印象,注意到每个人能够贡献出的独特价值、强调思想的多样性、避免时间的浪费。做到以上这些,你就会发现你的会议拥有了很好的口碑,并且真的能够帮助促成工作的完成。


Liane Davey是3COze公司的联合创始人。她是《You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done》一书的作者和《Leadership Solutions: The Pathway to Bridge the Leadership Gap》一书的合作者。


本译文原文由《哈佛商业评论》中文版独家授权,不得用于商业行为,转载请注明译者、出处。


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