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面对逼近的截止期限,你该如何做。

【哈佛商评】3招妙计,让你立马提高效率

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译者:已悔 原文作者:Kabir Sehgal
发布:2017-02-24 14:40:26 挑错

当我需要尽快做完某件事时,我会使用三种时间管理技巧来最大化我的可用时间、让我保持专注。比如说,在去年,当我解除现役军人身份退役时,我必须很快适应在企业的工作,并且追上团队任务的轻重缓急与各种截止日期。同时,我作为一名职业音乐制作人的副职也在召唤着我。我只有及其有限的时间来录制我的下一个项目(一场关于欧洲金融危机的爵士歌剧),否则我就需要再等好几个月才能配合上乐手与制作室的日程。

在仅仅两个月内,我为企业带来了可观的收益,同时还成功地为25名音乐家与歌手完成了录制。我是这样做到的:

进行“信息瘦身”

在11月9号,我关闭了电脑上的CNN新闻提醒;封锁了笔记本电脑和手机上的所有新闻网站;删除了手机上的脸书、推特和领英客户端;避开了上班路上的所有报刊亭;并且回避了所有讨论最近新闻的对话。我开始了非常完善的信息瘦身。我必须全情投入在音乐录制上,因为我需要在其中演奏低音提琴,而我已经快一年没练习过了。

我计算过,我每天至少要花费两小时在新媒体上。这意味着每周16小时,每月64小时——而这些时间如果拿来练习乐器,那就足够了。我把这些新的时间花在拼命练习、练到出血上,这样的话在正式录制时,我手上就能长出老茧,恰好可以适应录制、为歌剧添砖加瓦以及评估改进剧本与配乐。而结果正如人意:录制效果非常棒,我的手指也痊愈了。

虽然我坚信,做一名消息灵通的公民对于民主运行而言至关重要,但是在短时间内主动跳出新闻圈,能够让你找到足够的时间来写一本书或是安排一场歌剧。通过不看新闻,你可以专注在创造多年之后能够一举惊人的作品上。

让你的手机不那么吸引人

即使在我决定不看新闻之后,我依然会关注手机上是否有错过的电话、邮件和短信。在与客户开会时,我会时不时偷看一下手机,看是否有人找我。手机上瘾让我在这些会议中存在感降低,使我理性思考现行工作的能力陷于危险之中。

我摆脱手机上瘾的办法,是将它调整到灰度模式。当我将手机的屏显从彩色调整到黑白时,我就像是打开了一个心理开关:手机对我来说再也没有吸引力了。它现在看上去既过时又老土,就像是《安迪格里菲思秀》那个年代的早期遗留产物。渐渐地,我就不再强迫性地检查手机,这让我能够专注在服务客户、思考如何赢取额外收益上。

延迟你的邮件

通过延迟发送邮件,你能够自主掌握对话节奏,不必立刻陷入一场对话的一来一回中。在我进入录音室之前,我写好了一系列邮件,并且设定好了几天内的发送安排,这样它们就能在合适时间被发送到收件人邮箱。比如说,我将一则团队周报设定在周三晚上发送,而那时我正在为一首歌剧咏叹调录制背景音乐。

你能够通过设定何时发送邮件来控制你收到邮件的时间和频率。你的收件箱就是他人交给你的待完成清单;不要让其他人的待做之事使你时时分心。如果有人真的需要立刻找到你,他们会用其他联系方式的。

通过运用这三种极端的省时技巧,你会找到足够多的时间来进行与完成其他重要项目,甚至还可能完成得特别出色!完成目标之后,我重新将手机调回了彩色模式,从而更加享受与朋友之间的信息传送。尽管我很喜欢我的信息瘦身计划,但我已经开始再次阅读新闻头条了。至于延迟发送邮件,我已经把它变成了日常习惯,因为我发现它对于管理与安排可用时间实在是太实用了。


Kabir Sehgal是《纽约时报》与《华尔街日报》畅销书Coined: The Rich Life of Money And How Its History Has Shaped Us的作者。他是一名美国海军退役军人、海军预备役上尉、防卫服务勋章获得者。他是摩根大通的VP,同时也是获得格莱美与拉丁格莱美奖的音乐制作人。


本译文原文由《哈佛商业评论》中文版独家授权,不得用于商业行为,转载请注明译者、出处。




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