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介绍了电邮除在日常使用外,还可以应用于一些敏感的场合,以及在这些场合中使用的注意事项。

电邮的功能与冲突

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译者:youngrice 原文作者:Joseph Grenny
发布:2017-03-10 09:40:16 挑错

       当电邮在20年前刚刚出现的时候,那些经理们就开始问我们,电邮能不能用在敏感的会话中,比如效能问题和工资协商。过去有好多年,我们的回答一直是“不可能”。但随着工作变得越来越虚拟,这个问题也开始改变。人们不再问“能不能”,代替它的,是“怎样才能? 

     因此,我的观点也改变了。这在很大程度上是因为我们识别出了似乎能够非常有效地在电子邮件中提出有风险问题的人。

       虽然你对敏感话题仍旧应该限制电邮的使用,但还是有一些很好的实践来让你从电邮的高效中获益,而不用考虑他的限制。但是在这样做之前,你应该问一下自己:”我看不到她的脸,她也看不到我的,我就能把这件事做好吗?”

       这是因为脸部识别很重要。他是我们用来识别周边人的意图的主要手段。普林斯顿大学心理学家Susan Fiske发现人类原始本能会迫使我们去评估那些进入视觉范围的人群。我们不由自主的会问两个问题:他们意图伤害我吗?他们会动手吗?我们做出判断大部分是通过读取面部的细微表情。

       我们不仅借助面部表情来获取信息,直视别人的眼睛也使我们行事更加符合伦理更能感同身受。看不到的人,我们更容易不在乎。你是不是也在开车时对别的车不管不顾,当在下一个红灯,受害者正好把车停在了你的旁边,你拼命伸长脖子避免眼神接触。你是不是也曾遭受背面说同事的坏话,却发现同事就站在你身后的尴尬。又或者,你在信里写过一些,但绝对不会当面说的话。

      当然,我有一些朋友,我可以给他们发任何内容的邮件而不饱受困扰,甚至非常简洁生硬的,像是”你最近这份报告事实不足”。我能这样做,是因为在很少的情况下,如果他们拉长着脸,显出不高兴的神情,他们会告诉我。他们足够的了解我,而且他们能够想象我在写这些邮件时的表情(吃惊,但并不生气)。如果他们不能了解我当时的心境,他们会问的。

      但是,这样的关系还是少数,因为我们毕竟相信自己看到的远胜于听到的。如果一个人说,“我一点也不生气”但是他说话的时候嘴唇是抽搐的,我们相信嘴唇表达的意思不是他话里表达出来的。

       他们会告诉我。他们足够的了解我,而且他们能够想象我在写这些邮件时的表情(吃惊,但并不生气)。如果他们不能了解我当时的心境,他们会问的。

        这种情况在虚拟沟通中是有问题的。这是因为我们大部分的思索都要依靠识别别人的脸部来实现的,在虚拟的谈话中我们无法看到别人的面部,我们只能自己联想了。我们读这段评价“你的最终报告在事实上较弱”,然后可能就会联想你的脸上充满鄙夷,嘴唇上翘。

    在你缺乏看到人脸所带来的可靠性和信心支持的情况下,必须特别小心。以下是四个需要铭记在心的规则。

        让交往历史与沟通媒介的范围相匹配。如果你之前与他有很多的交往,就能够准确地预判他在交流中的反应,你可以试着用电邮与他沟通。如果你不是很了解这个人,你最好还是增加与他们联系的频率。共处一室是最好的,通过视频会议或是Skype视频会话也能给你足够的视觉信息。

        在说事之前首先表明意图。你用开诚布公的方式来清晰的表达你的善意,或者甚至是担心同事误解你的意图的恐惧,这样的话,我们就能阻止一些防御性的反应。举个例子,你可能会说,“我很担心班加罗尔的团队。我要把这种担忧说出来。但是我又害怕你们会认为我要把工作分派到都柏林。我没有这个意思。我只想让客户得到我们所能提供的最好的服务。我现在可以描述我的忧虑了吗?”

        电邮一定要写两次。第一次是为内容,所有信息都真实的表达出来。然后慢慢的读她,猜想看邮件那个人的表情。这样我们就能好像亲眼看到她一样,有助于避免弱化他们的看法与你的表达发生错位的极大可能性。把自己放在别人的位置,考虑你提及的每一点对方会怎样想 。然后抱定稳妥的想法重写一遍。不要通过美化或是掺水的方式试图在内容上做妥协。另外,注意哪些可能会导致误读你的本意的地方,澄清你想或是不想让他们知道的(或从你的脸上看到)。例如,你可能会这样写,“在最后三次版本发布中,班加罗尔测试团队有71个错误未发现。”当他们读到这些的时候,你能猜想到他们的表情。因此这时候你要加上:“我对班加罗尔团队力求卓越的渴望毋容置疑,但是”在不是那么正式的会话中,我们可以发现那些有经验的沟通者甚至能够在写邮件的时候,去揣测那些人的面部表情,以控制他们对邮件内容的解读。

       如果你感到不对劲(或者他们好像不对劲),抓紧扩充沟通媒介的范围。第一时间从他的反应来读取他的情绪,或你自己感觉,想想是不是需要换一种沟通的媒介。即使一个电话,也能使你通过语气、沉默或其他信息分辨出微妙的差别来感知对方的情绪。Skype或者视频会议能给你更多的信息。当对方情绪突变,对我们来说,一个诱惑就是收敛下来,正确回应电邮的这种自欺欺人的安全性。但是不要欺骗你自己。如果电邮的沟通效果恶化,再继续使用电邮沟通绝对没有什么好效果。

       只要你们能够准确的感受他们的情绪,并且严格约束自己对这些猜想线索的判断,即使不能够亲见对方,通过邮件处理一些敏感话题还是可能的。但是,通过这种猜想或是干预了解到的信息不足表现愈加明显的时候,尽快采取面谈的方式。

      Joseph Grenny是四次荣膺纽约时报最畅销作者榜的人,主旨演讲家,企业绩效领域的领先社会学家。他的作品被翻译成28种语言,在36个国家中传播,在世界500强中的300家都带来了明显的效果。他是VitalSmarts的共同创始人,一个在企业培训和领导力培养上的创新者。






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共计4条评论
passerby98发表于:2017-03-10 14:58:32

【当某个人远离视线,他也会从我们的脑海中消失】When someone is out of sight, they are much more out of mind,原句借用了成语out of sight, out of mind(可译为“离久情疏”等)。在此,关键词是much more。“看不到的人,我们更容易不在乎”。

【你是不是也对路上的行人漠不关心,当在下一个红灯,你的受害人与你偶遇,你拼命伸长脖子避免眼神接触】Have you ever been insensitive to someone in traffic then craned your neck in desperation to avoid eye contact when your victim pulled beside you at the next stoplight?,原句中的pulled应该选择的义项是:“停车;停下 When a driver or vehicle pulls to a stop or a halt, the vehicle stops”(http://www.iciba.com/pull),故【路上的行人】误读了原义(在下一个红灯受害者正好把车停在了你的旁边)。

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meihelen发表于:2017-03-11 09:53:43

For years we said “no way.”【这么多年来,我们的回答一直是“不可能”】=> 过去有好多年,我们的回答是“不可能”。(原句是过去时,译句好像是说直到最近还是如此,译回去是 For years we have been saying ...。)

because we identified people who seemed to be able to raise risky issues in remarkably effective ways over email:【因为我们能通过有效的方法识别那些有可能会闹事的人】=> 因为我们识别出了似乎能够非常有效地在电子邮件中提出有风险问题的人。(这句话是说有些人能做得很好,大家可以向他们学习。)

While you should still limit its use for sensitive communication, there are best practices that allow you to benefit from email’s efficiency without suffering much from its constraints:【既然你仍旧要把电邮用在较为敏感的会话中,还是有一些很好的实践来让你从电邮的高效中获益,而不用考虑他的限制】=> 虽然你对敏感话题仍旧应该限制电邮的使用,但还是……,而不会受害于它的局限性。

Have you ever been insensitive to someone in traffic:这句话的错误楼上已经指出了,补充一点,insensitive 不是【漠不关心】,在这里是指开车时对别的车不管不顾,比如强行变道、危险超车什么的。

Your last report was light on facts:【你的最终报告缺乏足够的论据支撑】last report 不等于 final report,是说你最近这份报告事实不足。

In the absence of the accountability and trust that seeing someone’s face promotes, you have to be especially careful:【在责任和信任缺位的情况下,当我们判断一个人的面部表情的时候,你必须尤其的小心】=> 在你缺乏看到人脸所带来的可靠性和信心支持的情况下,必须特别小心。

Match your history to the bandwidth:【把交往历史加到你的判断中去】=> 让交往历史与沟通媒介的范围相匹配。

If you feel triggered (or they seem _triggered), bump up the bandwidth:【如果你感到不对劲(或者他们好像不对劲),抓紧获取更多的信息】=> ……,扩充沟通媒介的范围。

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youngrice发表于:2017-03-17 09:57:58
passerby98:【当某个人远离视线,他也会从我们的脑海中消失】When someone is out of sight, they are much more out of mind,原句借用了成语out of sight, out of mind(可译为“离久情疏”等)。在此,关键词是much more。“看不到的人,我们更容易不在乎”。

【你是不是也对路上的行人漠不关心,当在下一个红灯,你的受害人与你偶遇,你拼命伸长脖子避免眼神接触】Have you ever been insensitive to someone in traffic then craned your neck in desperation to avoid eye contact when your victim pulled beside you at the next stoplight?,原句中的pulled应该选择的义项是:“停车;停下 When a driver or vehicle pulls to a stop or a halt, the vehicle stops”(http://www.iciba.com/pull),故【路上的行人】误读了原义(在下一个红灯受害者正好把车停在了你的旁边)。

@passerby98:非常感谢,有些地方确实是一知半解,还请多多指教。

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youngrice发表于:2017-03-17 10:01:24
meihelen:For years we said “no way.”【这么多年来,我们的回答一直是“不可能”】=> 过去有好多年,我们的回答是“不可能”。(原句是过去时,译句好像是说直到最近还是如此,译回去是 For years we have been saying ...。)

because we identified people who seemed to be able to raise risky issues in remarkably effective ways over email:【因为我们能通过有效的方法识别那些有可能会闹事的人】=> 因为我们识别出了似乎能够非常有效地在电子邮件中提出有风险问题的人。(这句话是说有些人能做得很好,大家可以向他们学习。)

While you should still limit its use for sensitive communication, there are best practices that allow you to benefit from email’s efficiency without suffering much from its constraints:【既然你仍旧要把电邮用在较为敏感的会话中,还是有一些很好的实践来让你从电邮的高效中获益,而不用考虑他的限制】=> 虽然你对敏感话题仍旧应该限制电邮的使用,但还是……,而不会受害于它的局限性。

Have you ever been insensitive to someone in traffic:这句话的错误楼上已经指出了,补充一点,insensitive 不是【漠不关心】,在这里是指开车时对别的车不管不顾,比如强行变道、危险超车什么的。

Your last report was light on facts:【你的最终报告缺乏足够的论据支撑】last report 不等于 final report,是说你最近这份报告事实不足。

In the absence of the accountability and trust that seeing someone’s face promotes, you have to be especially careful:【在责任和信任缺位的情况下,当我们判断一个人的面部表情的时候,你必须尤其的小心】=> 在你缺乏看到人脸所带来的可靠性和信心支持的情况下,必须特别小心。

Match your history to the bandwidth:【把交往历史加到你的判断中去】=> 让交往历史与沟通媒介的范围相匹配。

If you feel triggered (or they seem _triggered), bump up the bandwidth:【如果你感到不对劲(或者他们好像不对劲),抓紧获取更多的信息】=> ……,扩充沟通媒介的范围。

@meihelen:多谢指教,还是推敲的不够,翻译的也比较生硬,还请多多指正!

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