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众所周知,工作节奏越来越快。我们都要少花时间,多做事。那么,如果你的团队中有人做事龟速,你该怎么办?你如何判断他为什么需要花那么长时间才能完成工作?然后你又如何让他明白加快节奏的重要性 - 以及如何帮助他快起来?

【哈佛商评】如何让员工加快工作节奏

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译者:玛丽与石头 原文作者:Carolyn O'Hara
发布:2017-01-06 10:36:00 挑错

众所周知,工作节奏越来越快。我们都要少花时间,多做事。那么,如果你的团队中有人做事龟速,你该怎么办?你如何判断他为什么需要花那么长时间才能完成工作?然后你又如何让他明白加快节奏的重要性 - 以及如何帮助他快起来?

专家意见:

动作较慢的员工不仅降低团队的生产力 - 还打击士气,《Primed to Perform》的合著者及Vega Factor的共同创办人Lindsay McGregor说。“当人人都拧紧发条,卯足干劲时,任何拖后腿的事都会令人士气受挫”。而如果采用吓唬的方式催促他人最终只会事与愿违,时间教练及Real Life E Time Coaching & Training创办人Elizabeth Grace Saunders说。“你要成为员工改进过程中的合作伙伴”,她说,并让员工知道加快工作节奏也是在使自己尽可能地变得成功 - 这不仅有利于工作交付,也有助于自身进步。

找到拖拉迟缓的源头

做事慢有各种各样的原因。但是,即便你知道问题的根源,也最好直截了当地问。不要先入为主地和员工聊。你的员工有可能是遇到了棘手的新任务,或太完美主义,以致在某个项目上投入太多时间。她还有可能是在等其他人迟交的东西,或者她根本没意识到自己未达到期望要求。“从积极的意图出发”,McGregor说。“先在头脑里假设员工是想做好事情的,如果他们知道方法,他们会做到”。你带着好奇心去交谈,将更可能共同找到可行、有效的解决方案。

设定清晰、具体的期望

落后的员工可能根本没有意识到自己慢,部分原因是他不清楚组织对他的期望要求。“在熟悉一个新岗位时,最难的事情之一是,弄明白什么是“好”,McGregor说道。“这需要管理者花费较大精力去向员工展示说明”。不去大声训斥员工迟交财务报告,而是心平气和地制定一个具体的交付时间表。指导她哪里需要抓紧时间,完成某件事应该花费多少时间。清晰的时间表还适用于完美主义者。“完美主义者总是无法分清哪里需要追求完美,何时并不需要”,Saunder说。也就是说,由你来强调突出目标,即便一开始会感觉有点事无巨细。

消除障碍

你有可能根本不知道员工工作流中存在的障碍。比如,总是有一堆人去向某位员工寻求帮助和建议,这样他是不可能按时完成工作的。或者,员工没有配备相关的软件或设备,导致其无法有效完成工作。“有时,可能是系统过时了,或者员工不知道如何使用他们的工具,需要培训”,Saunder说。再比如,你的员工可能在手动完成一些任务,而如果使用数字工具会更快。或者,她需要经常使用远在办公室另一头的打印机。详细询问她的工作流,共同找寻可以帮助她加快工作节奏的解决方案。当你找到了障碍,想办法清除它们,并予以鼎力支持。

避免武器化信息

你可能已经掌握了大量信息,表明某位员工比别人慢许多。而如何使用这些信息却有好坏之分,McGregor说。如果你正确使用它们 - 比如,说服员工以客户结果为重 - 这有助于她慢慢改善工作习惯。“但是,如果你以此刁难或明确为奖励方式,人们会通过走捷径来达到目标,而这些都是表面功夫,并非发自内心”,她说。既然你尽可能地去避免对抗态势,你也应该避免将这些信息用作武器达到自己的目的。

大化小

将大项目分解为小的交付项,在预定期限进行核查,确保一切进展顺利。该策略特别适用于拖延者,Saunders说。“大化小可以让有拖延症的人有更强的紧迫感,更及时地完成工作”。研究发现,小的成功产生的进步感也有助于员工保持积极性。

发现他们感兴趣的项目

当你花时间去发现人们喜欢做什么事时,你也常常会发现他们最擅长的方面。给员工分派越多他们喜欢的项目,他们自然会提高工作绩效。“当人们感到倦怠时,速度肯定会慢下来”,Saunders说。“他们会因厌倦或不喜欢现在做的事而拖拉”。如果你可以灵活安排他们喜欢的工作,你会收获高生产力、高效率的员工。

记住主动反馈

即便你有效切中问题要害,帮助做事慢的员工寻找解决方案,作为管理者,你最重要的任务还是要跟进和主动反馈。如果他们改进了,务必要告诉他们,McGregor说。“并且别忘了将这些改进与他们的个人发展以及在工作上的进步和成长能力联系起来”,她说。同样,如果你可以给予这些改进行为以表彰和嘉奖,也不错,Saunder说。“最让员工有动力和积极性的一种方式其实是对同事负责”,她说。“比如,团队因按时或迅速完成任务而获得奖励,这将无比振奋士气”。

需谨记的原则

可做:

  • 心平气和地询问员工慢的原因。真正的原因可能会让你大吃一惊。
  • 明确具体的目标和期限,帮助他们弄清楚你对他们的期望。
  • 提供他们喜欢的项目和任务。

不可做:

  • 用他们比别人慢的事实来与之对质。这可能会扼杀他们的积极性,打击士气,或者致使他们寻找捷径,带来意想不到的后果。
  • 置之不理,由他们自己来改变环境或工作流。而没有帮助他们共同想办法,提供所需的最新工具。
  • 忘记跟进,比如,对他们的改进予以表彰,或询问是否还需要其它帮助和支持。

案例研究1:支持你的完美主义者员工,寻找省时工具

省钱网站PromotionCode.org的共同创办者Mike Catania的公司有一名员工,既优秀又糟糕。她负责数据输入,确认促销代码,这些代码随后将提供给该网站的客户。她掌控着员工的精确度排名,经常给自己的数据录入精度打100分,而其他人平均80分。而她只会提交一半左右的预期数字,因为她是一个完美主义者。她会再三确认日期和描述,打电话给门店,确认促销信息 - 这种事比她动作快的员工基本不会做。

“我们的‘拖沓者’并非懒,也不是不知道任务目标”,Catania说。“毫无争议,她是团队中技能最娴熟的成员,所以,加快她的工作速度才变得如此重要”。

Catania就加快工作速度和该员工谈过好几次,但总是不顺,因为她的工作质量无可挑剔。“我给了她一定的权利”,他说。“她表现这么好,我觉得何必一定要破坏这样的表现,对她管得那么细呢?所以,我们采取了容忍的态度”。

转折来自于公司购买了一个内部系统,可以自动验证数据录入工作。数月后,该员工觉得自己已经完全掌握了新系统,可以摒弃她那些行之有效的常规做法了。“而即便现在,她也是数据录入人员中较慢的一个”,Catania说,“但有系统支持她的工作后,她的速度提高了30%左右,至少是让人可以接受的”。

底线是,Catania说:“当你知道谁是最佳员工后,可以用系统去支持他们”。

案例研究2:设定清晰的期望并定期核查

佛罗里达州移民公司的专案经理Larissa Nonni休了一个短期病假,回来后,听到大家都在抱怨新助理工作节奏太慢。“翻译慢,客户电话不回,移民申请表花很长时间才做完”,她说。作为团队领导,Larrissa要处理这个问题。

Larissa没有点名批评助理的拖拉,而是假借加强管理为名制定了一个新政策。内容包括每周一召开一对一的早会,过一遍本周的工作量和任务。“我会详细看她未做的事项,给每个都设定一个期限”,Larissa说。在第一周结束时,这名助理的绩效明显改进了。虽然她还是不如老员工熟悉每个案子,但她工作速度加快了,按时交付任务。Larissa也不忘表扬她,称她为团队的重要一员。

“我觉得她可能一开始并未意识到自己拖拉”,Larissa说。没有明确期望目标,“她又如何知道呢”?


Carolyn O' Hara是纽约的一名作家和编辑。她在The Week、PBS NewsHour和Foreign Policy工作。关注她的Twitter:carolynohara1。













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